سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بعنوان یکی از کهن ترین دستگاه های اداری از جمله نهادهای حاکمیتی است که اعتبار بخشی ،تثبیت و حمایت از حقوق مالکیت مشروع و قانونی اشخاص حقیقی و حقوقی جامعه را بر عهده داشته و با مشارکت در تنظیم روابط و مناسبات اقتصادی و اجتماعی کشور نقش موثری را ایفا می نماید. از طرفی این سازمان به جهت مجموعه وظایف وماموریتهای قانونی خود در ایجاد بسترهای لازم برای توسعه اقتصادی و اجتماعی کشور نقش بسزایی داشته و به نوعی می توان ثبت را زمینه ساز توسعه پایدار کشور در نظر گرفت. نظام و ساختار اولیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در نوع خود نسبتا مترقی بوده و از ابتدای تاسیس بخشی از وظایف اجرایی آن برعهده نهادهای تخصصی مدنی (دفاتراسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق)گذشته شده است . این دفاتر دارای استقلال مالی بوده و بصورت خصوصی اداره می شوند. اما انتخاب و گزینش سردفتران (مدیریت دفاتر) توسط سازمان انجام می گیرد و همه فعالیت های آنها منطبق بر قوانین مربوطه و تحت نظارت و مطابق با چهارچوب و سیاستهای ابلاغی از سوی سازمان و واحدهای ثبتی انجام می شود.

تاریخچه : پیشینه تاریخی و تحولات اخیر

مفهوم ثبت مالکیت املاک برای نخستین بار در استرالیا توسط شخصی به نام روبرت تورن که به علم حقوق آشنایی نداشت به طور فراگیر مطرح گردید . این ایده زمانی در استرالیا مطرح شد که عدم ثبت املاک خصوصاًاز این جهت که دارای وسعت زیاد و اختلاف در مالکیت بودند ، منجر به مشکلاتی کی گردید و به همین دلیل در این کشور مورد استقبال قرار گرفته و به سرعت در تمام کشورهای تابع سیستم حقوقی کامن لا ، ثبت املاکآغاز گردید . در انگلیس ثبت املاک در قرن بیستم شروع شد و تصویب قانون ثبت املاک در سال 1925 موجب جدایی ماهوی حقوق در این کشور با سایر کشورهای تابع حقوق انگلوساکسون شد ، به گونه ای که ایرلند جنوبی ، ایلات متحده آمریکا ، استرالیا ، کانادا و نیوزیلند دارای حقوق متفاوتی در این زمینه بوده و تنها ولز و ایرلند شمالی در این مورد با انگلستان دیدگاه حقوقی مشترکی دارند .

امروزه در انگلیس ثبت املاک به روشی صورت می گیرد که برای ثبت مالکیت سهام شرکت ها مقرر است و بر همین اساس بررسی اسناد در هنگام انجام معانلات جدید بر روی ملک به صورت دقیق مورد نیاز نیست و صرفاً مرجعی که ابتدائاً به ثبت اقدام ورزیده ، سند جدیدی را با مشخصات طرفین معامله صادر خواهد کرد . این اعتقاد عمومی در انگلیس وجود دارد که ثبت املاک از دغدغه های ناشی از انتقال آنها می کاهد و موجب تسهیل معاملات می گردد .

قانون 1925 تدریجاً در مناطق مختلف انگلیس حکومت یافته و به موجب آیین نامه های مختلف در تمام این کشور و ولز اجرا شده است . روند همه گیر شدن ثبت املاک در این کشور ادامه دارد به گونه ای از اول دسامبر 1990 مقرر گردید که باید تمام تصرفات مالکانه و اجاره های با بیش لز 21 سال سابقه در هنگام اقدام مالک به معامله بر ملک به ثبت برسند .

یکی از مشکلات موجود فرا  راه ثبت املاک و امور ثبت اسناد رسمی به طور عام ، ابهام و پیچیدگی امر تشکیل و بایگانی پرونده های ثبتی و مقدار روز افزون تقاضا برای ثبت املاک می باشد که این موضوع در قانون ارتباطات الکترونیکی مصوب 2000 مورد توجه قرار گرفته و استفاده از روش های الکترونیکی و ابزارهای جدید نظیر رایانه موجب تسهیل در امور مذکور شده است . علاوه بر این کمیسیون حقوقی و ثبت املاک در سال 1998 ضمن یک کار مشترک اقدام به انتشار سندی با عنوان « ثبت املاک برای قرن بیست و یکم » نموده اند که شامل شیوه جدید کار در زمینه امور ثبتی ، اصلاح روش های سابق و الکترونیکی کردن کار ثبت اسناد مربوط به املاک و اموال غیر منقول می باشد .