وظایف مدیر شامل شکلای مختلف خاصی از رفتارهاست، رفتار و اعمالی که یک مدیر باید بکنه تا فرد موفقی در شغل مدیریتی خود باشه. وجه مشخص اینه که مدیران وظایف مهمی در سازمان هاشون به عهده دارن. محقق شناخته شده ای به نام هنری مینتزبرگ (Henry Mintzberg) سه وظیفه ی کلی واسه یک مدیر مشخص کرده. این وظایف شامل وظایف بین فردی، وظایف اطلاعاتی و وظایف مربوط به تصمیم گیریه. در این نوشته سعی می کنیم بعضی از وظایف کلیدی که یک مدیر در سازمانش بر عهده داره، اصول اساسی که باید از اونا پیروی کنه و مهم ترین وظایف مدیر تازه کار رو با هم بیاموزیم.

 

وظایف تعریف شده واسه یک مدیر

با آقای مدیری آشنا شید. اون تازگیا واسه شغلی به عنوان سرپرست در یک شرکت بزرگ تکنولوژی، تولیدکننده ی لوازم الکترونیکی مصرفی، پذیرفته شده. اون مسئول نظارت بر تیمی از کارگران بخش تولیده که قطعات یک کنسول بازی رو مونتاژ می کنن. واسه اینکه اون سرپرست موفقی باشه، باید وظایف مدیران مختلف رو بر عهده بگیره.

مدیریت تا حد زیادی با روابط بین فردی مرتبطه؛ روابط بین مدیر و افراد در داخل و خارج از سازمان مثل کارکنان، سرپرستان هر قسمت، تأمین کنندگان و مشتریان. آقای مدیری به عنوان سرپرست در مورد چیزی که وظایف بین فردی گفته می شه، باید به عنوان یک رئیس، رهبر و رابط بین نقشای مختلف انجام وظیفه کنه.

به عنوان یک رهبر، اون نمایانگر چهره ی شرکت در رفت و امد با مردمه. از طرفی اون به عنوان یک رهبر به تیم خود خدمت و به عنوان یک رابط بین اعضای تیم خود و مدیران در سطوح بالاتر عمل می کنه. اون بعضی وقتا ممکنه به عنوان رابطی بین شرکت و تأمین کنندگان یا مشتریان هم اجرای نقش کنه.

مدیریت می تونه درباره اداره اطلاعات مختلف باشه. وظیفه ی آقای مدیری در مورد وظایف اطلاعاتی شامل جمع آوری، دریافت و پخش اطلاعاته. مثلا، آقای مدیری اهداف تولید رو از رئیس خود دریافت و به تیم خود منتقل یا تیم خود رو با این اهداف در رابطه می کنه. از طرفی اون اطلاعات مربوط به تولیدات فعلی سازمان رو جمع آوری می کنه و واسه بررسی در اختیار رئیس خود قرار می ده.

مدیران تصمیم گیرندگان اصلی هستن و نبود توانایی در تصمیم گیری درست می تونه به شکست یک مجموعه منجر شه. وظیفه ی آقای مدیری به عنوان یک تصمیم گیرنده اینه که باید هم یک کارآفرین باشه، هم بتونه هر گونه مشکل در روند کار رو مدیریت کنه، در امر تخصیص منابع آگاهانه بکنه و یک گفتگو کننده ی تأثیرگذار باشه. مثلا، اون باید بتونه واسه رفع مشکلات دقیقا مثل یک کارآفرین، راه حلای خلاقانه ارائه بده. به عنوان مدیر مسئول باید درباره تخصیص منابع واسه رسیدن به اهداف تولید درست و به جا بکنه. جدا از اینکه این، باید مشکلات پیش بینی نشده درباره تیمش و اهداف سازمان رو بشناسه و بتونه اختلالاتی که در روند کار بروز می کنه خوب اداره کنه. در آخر، اون باید به یک گفتگو کننده ی ماهر واسه حل وفصل درگیریای احتمالی بین افراد یا سازمانای در رابطه تبدیل شه.

۱۴ اصل مدیریتی

حالا که با وظایف بنیادی و ساده ی محوله بر دوش یک مدیر مثل آقای مدیری در یک سازمان آشنا شدیم، اجازه بدین به بعضی از اصول کلیدی مدیریت بدیم. واسه بیان این ۱۴ اصل از اصول پیشرفته به وسیله هانری فایول ( Henri Fayol)، نظریه پرداز فرانسوی در رشته مدیریت، استفاده میکردیم.

  1. آقای مدیری باید از وجود تقسیم کار مناسب مطمئن شه، به این معنی که به هر کارگر یک مسئولیت ویژه اختصاص داده شه که در انجام اون مهارت کافی داشته باشه. مثلا، اون ممکنه یکی از اعضای تیم خود رو فقط مسئول لحیم کاری کنه، چون اگه افراد مختلف هر کدوم بخشی از لحیم کاری رو بکنن، هیچکی در این کار خبره نمیشه.
  2. قدرت واقعی یعنی سازمانی که آقای مدیری در اون مشغول به کاره، این اختیار عمل رو بهش بده تا بتونه دستورات لازم واسه انجام کارا یا اهداف شرکت واسه تیم تحت سرپرستی اش رو اعمال کنه و زیردستان اونم سفارشات و نکات مورد نظر اونو دنبال کنن. آقای مدیری باید مسئولیت به انجام رساندن یک هدف رو به عهده بگیره تا قدرت لازم خود رو اثبات کنه.
  3. آقای مدیری باید درباره اجرای نظم و مقررات سازمان به تیم خود کامل و دقیق آگاهی رسانی کنه. اونا باید از مقررات و قوانین سازمان دقیقا پیروی کنن و رویکردهای سازمان رو در نظر داشته باشن.
  4. سازمانی که آقای مدیری در اون کار می کنه باید از فرماندهی کامل و بدون مشکل اون مطمئن شه، یعنی تیم تحت سرپرستی اون فقط از یک نفر دستورالعمل دریافت می کنه و کلیه ی فرامین و جهت دهیا از طرف همون فرد صورت میگیره؛ یعنی هر فرد یا گروه فقط یک رئیس داره.
  5. . آقای مدیری باید از جلو رفتن همه در یک راه واحد مطمئن شه، به این معنی که تیم اون روی یک مجموعه هدف مشترک متمرکز شده؛ این اهداف رو خود اون در جلسات تیمی واسه بررسی اهداف بهره وری توضیح کرده.
  6. اون باید مطمئن شه منافع خودش و هر فرد از اعضای تیم اون پیرو منافع عمومی سازمانه.
  7. آقای مدیری باید مطمئن شه، اعضای تیمش پاداش مناسب دریافت می کنن و شرکت از راه پرداخت حقوق و امتیازات به اونا کمک می کنه.
  8. اون باید از میزان توافق افراد شرکت درباره تصمیم گیریای متمرکز آگاه باشه. در تصمیم گیری متمرکز، خیلی از تصمیم گیریا به وسیله یک یا چند سطح از مدیران ارشد صورت میگیره و در این بین مدیران سطوح پایین تر مثل آقای مدیری از سهم کمتری در تصمیم گیریا بهره مند هستن. اگه اون در یک سازمان غیرمتمرکز مشغول به کار باشه، شاید قدرت تصمیم گیری جداگونه بیشتری داره.
  9. آقای مدیری باید بدونه در کجای زنجیره اسکالر قرار داره. زنجیره اسکالر زنجیره قدرتیه که از سطوح بالای مدیریت تا پایین ترین سطح رو شامل می شه؛ می تونین اونو زنجیره ای از فرمون دهندگان تصور کنین. به طور مثال؛ هیئت مدیره در بالاترین سطح این زنجیره در سازمان کاری آقای مدیری قرار داره که در رأس اونا رئیس هیئت مدیرهه، بعد معاون رئیس هیئت مدیره در بخشای مختلف و پس از اون سرگروهای هر دپارتمان قرار دارن و در آخر سرپرستای خطوط ساده ی تولید مثل آقای مدیری انجام وظیفه می کنن.
  10. آقای مدیری باید مطمئن شه بین سفارشاتی که از بیرون می رسه و مواد لازم واسه تولیدات هماهنگی هست، یعنی کالای لازم واسه تولید به اندازه کافی موجوده.
  11. اون به عنوان سرپرست تیمش باید سعی کنه تموم افراد زیر دستش شرایطِ برابری در مورد ی درمان داشته باشن.
  12. آقای مدیری باید سعی کنه در مورد ی اشتغال کارکنانش تعادل رو برقرار کنه؛ یعنی باید امنیت شغلی اونا رو تأمین کنه. کارکنان در صورتی فعال تر و خوشحال تر هستن که واسه از دست دادن شغل شون نگرانی نداشته باشن.
  13. اون باید کارکنانش رو به خلاقیت و ابتکار عمل در کار تشویق کنه، به این معنی که چه کارگران جدید و چه بقیه کارکنان آخر سعی خود رو بکنن.
  14. خلاقیت-خلاقانه

  15. آقای مدیری باید «روحیه ی تیمش» رو پشتیبانی و تقویت کنه. در اصطلاح فرانسوی به این «روح گروه» میگن. اون باید واسه هماهنگی و انسجام گروهش سعی کنه.

باید توجه داشته باشین تموم سازمانا از همه این اصول در سیستم مدیریتی خود پیروی نمی کنن، با این حال میشه واسه زنده نگه داشتن و اجرایی کردن این اصول در سیستم مدیریت معاصر سعی کرد.

مهارتای لازم واسه مدیران تازه کار

زمانی که واسه اولین بار به پست مدیریت می رسین، آموختن بعضی مهارت ها واسه تأثیرگذاری مناسب لازمن. در این بخش بعضی مهارتای لازم رو که مدیران جدید واسه رسیدن به موفقیت باید بیاموزند با هم مرور می کنیم.

مدیران تازه کار

به نظر می رسه در آخر به اولین پست مدیریت خود رسیدید، تبریک می گیم! ممکنه شما در همون سازمان خودتون پیشرفت پیدا کرده باشین یا نه، اصلا کار با یک شرکت جدید رو پذیرفته اید. در هر صورت شما احتیاج به آموختن و پیشرفت مهارتای جدید دارین تا بتونین در جایگاه جدید خود نقش مؤثری اجرا کنین. در هر حال قدرت رهبری یک تیم احتیاج به سعی و کارکرد مناسب داره، پیشرفت دادن بعضی مهارتای کلیدی به شما در بهترین بودن کمک می کنه.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   وظایف دیوان عدالت اداری چیه؟

مهارتایی واسه مدیریت شخصی

پیش از اینکه بخواهید خیلی راحت پست جدیدتون رو به دست بیارین، مطمئن شید شغل مدیریتی جدیدتون رو اول از همه با مدیریت خودتون شروع می کنین. معطل نکنین اول باید از خودتون شروع کنین!

قبول کنین هنوز باید مهارتای زیادی یاد بگیرین

مدیریت مهارتیه که حرفه ای شدن در اون چند سال طول می کشه، پس انتظار نداشته باشین از همون اول در اون ماهر باشین. با این حال در صورت تمرین با کارکنان تون واسه کسب مهارت ها و کار شک نداشته باشین می تونین هم به آموختن ادامه بدین و هم در پست خود بالا برید.

با خودتون صبور باشین

درک کنین اشتباهات، مشکلات و شاید هم روزهای بدی در پیش دارین. از اشتباهات تون درس بگیرین و گذشته رو بگذرونین. بعضی از مدیران در خطا هاشون و یه سریای دیگه در ندونستن متوقف می شن. قبول کنین که هنوز خیلی چیزها رو نمی دونین و باید یاد بگیرین. با رشد در پست مدیریتی خود، تجربیات بیشتری کسب می کنین و این تجربیات و مهارتای بیشتر، شما رو جلو می برن.

الگوی خوبی باشین

کارکنان تون دنباله روی شمان، پس سعی کنین بهترین الگو واسه اونا باشین. مثلا، اگه توقع دارین همه به موقع سر کارشون حاضر باشن و تولید رأس ساعت ۸ صبح شروع شه، حتما خودتون قبل از ساعت ۸ به محل کارتون برید و مشغول به کار شید. اگه شما ساعت ۹ صبح قدم زنان وارد شید و قبل از شروع به تولید کمی وقت هدر بدین، اعضای تیم شما نسبت به کار بی اشتیاق می شن و مثل شما دیر سرکارشان خواهند اومد. اونا شما رو الگوی خودشون قرار میدن و دنباله رو شمان.

مهارتایی واسه مدیریت بقیه

در مرحله اول شما از مدیریت خودتون شروع کردین، حالا می تونین روی مهارتای کلیدی مدیریت کارکنان تون تمرکز کنین.

زمانی رو واسه ایجاد رابطه در نظر بگیرین تا انتظارات تون رو کامل و شفاف بگید. کارکنان شما نمی تونن ذهن تون رو بخونن. خیلی از مدیران معمولا وقتی اعضای تیم شون نمی تونن انتظارات اونا رو برآورده کنن، ناامید می شن، در حالی که مشکل اینه که معمولا انتظارات رؤسا اونقدر شفاف و روشن نیس که اعضای تیم اونا بدونن دقیقا چه کارایی باید بکننن.

همونجوریکه با کارکنان تون در رفت و امد هستین، درباره کارای محول شده به اونا شفاف سازی کنین. درباره زمانی که می خواید اون کار انجام شه و البته چگونگی انجام وظیفه ی مورد نظر با اونا صحبت کنین. مثلا نگید: «اونو به دست من برسان»، بگید:« گزارش پیشرفت کار روز شنبه رو برایم بفرست». در این صورت هم زمان کمتری رو صرف پیگیری کارای بقیه می کنین و هم در صورت بر وفق مراد نبودن جریان پیشرفت کاری ناامید نمی شین.

اگه یکی از افراد تیم شما انتظارات تون رو برآورده نکرد، از اون درباره این موضوع سؤال کنین. مطمئن شید همه چیز رو به روشنی گفتین و تیم شما دقیقا خواسته ی شما رو درک کردن. خیلی از مسائل مربوط به نبود کارکرد درست به خاطر درک نادرسته.

تشویق کنین

مدیران خوب همیشه می خوان به کارمندان خود گوش بدن. سؤال بپرسید، در جواب تشویق شون کنین و اونا رو واسه پیشنهاد دادن آزاد بذارین. تشویق، روش رو راست ایه که از راه اون نشون میدید چقدر علاقه مند به شنیدن و بحث کردن درباره افکار کارکنان تون هستین؛ پس این افکار و پیشنهادات رو پیگیری کنین. اگه پیشنهادی رو ندیده بگیره، نشون دهنده اینه که علاقه ای به شنیدن پیشنهادات بیشتر ندارین. اگه پیشنهادی رو عملی نکردید درباره دلایل تون حتما توضیح بدین و حتما از ارائه پیشنهاد مورد نظر تشکر کنین.

مراقب باشین اگه کارمندی چیزی گفت که شما تمایلی به شنیدن اون نداشتید، از اون شخص ناامید یا عصبانی نشید، چون باعث می شه دیگر بازخورد رو راست ای از طرف تیم خود دریافت نکنین. مثلا اگه یکی از کارمندان از جلسات هفتگی شکایت و عنوان کرد این جلسات فقط باعث اتلاف وقت می شه، حالت دفاعی به خود نگیرید و عوضش تموم موارد مبنی بر ضرورت تشکیل این جلسات رو به طور روشن بگید؛ این روش از بحث کردن با کارمند شاکی مؤثرتره. مهم اینه که شما ارزش برنامه ریزی واسه جلسات شرکت رو در عمل به اونا نشون بدین. این باعث بهتر شدن جلسات، روحیه ی تیم و بهره وری مناسب می شه.

برنامه-ریزی

تشکر کنین

اعضای تیم شما سخت کوش تر می شن اگه بدونن، شما زحمات اونا رو به زبون میارید و واسه ایشان پاداش در نظر می گیرین. روشای زیادی واسه تشکر هست، مثل تشکر کلامی و نوشته شده، تشکر با دادن تقدیرنامه، هدیه و مرخصی. درباره نوع تشکر از کارکنان تون خلاق باشین، وقتی تیم تون پروژه ای رو زودتر از موعدِ برنامه ریزی شده به اتمام می رسانند، به این پیشرفت اشاره کنین. بعضی وقتا مواقع مهمانیا رو طبق خواست کارکنان تون در برنامه شرکت بذارین. بعضی وقتا بعد از ظهرها به اونا مرخصی بدین و بذارین با هم فوتبال بازی کنن. هنگامی که کارکنان تون بدونن از اونا تشکر می شه، بهتر کار می کنن.

قاطع باشین

بعضی وقتا فرق بین یک مدیر خوب و یک مدیر بزرگ در توانایی در تصمیم گیریه. واسه اینکه بتونین از تصمیمات خود دفاع کنین، باید به اندازه کافی اطلاعات جمع آوری کنین. وقتی دلایل مناسب، قاطع و کافی درباره تصمیم تون هست، نترسین و جلو برید. بعضی از مدیران بی اراده و پشیمون هستن و هیچوقت هیچ انتخابی ندارن. تیم شما و همکاران تون وقتی ببینن گزینه های انتخابی شما سنجیده هستن و تصمیمات محکمی می گیرین واسه شما احترام قائل می شن.

کمک کنین تا کارکنان تون ارزش کار خود رو بفهمن

افراد تیم کاری شما دوست دارن احساس کنن کارای مهمی انجام میدن. واسه اونکه به اونا بفهمانید چیجوری در جلو بردن پروژه های سازمان سهم مهمی دارن، زمان بذارین. روی تیم تون در سازمان بیشتر سرمایه گذاری کنین، در این صورت اونا درباره کارشون و افراد دیگر گروه متعهدتر هستن.

مهارتایی واسه ارتقای بقیه

اعضای تیم مثل شما می خوان در زندگی حرفه ای خود رشد کنن. بعضی از مدیران جدید حس می کنن اگه اعضای تیم شون روزبه روز در کارشون بهترشوند، تهدیدی واسه اونا به حساب بین. اگه شما به ارتقای افراد تیم خود کمک کنین، این نشونه خوبی درباره شخصیت شماس.

شخصیت

محیط مناسبی واسه یادگیری و ارتقای تیم تون بسازین

واسه یادگیری و رشد اعضای تیم خود به اونا فرصت بدین. یک مدیر خوب همیشه خواهان بهبود دائمی کارکنان و پیشرفت شغلی آنهاست. بیشتر اونا توانایی بالایی واسه یادگیری و گسترش علم خود دارن و می تونن به شرکت کمک کنن. در این صورت خودشون هم راضی تر و خوشحال تر هستن.

مربی خوبی باشین

شما در موقعیتی هستین که علم و مهارت هاتون، دارایی مهمی واسه تیم شما و شرکت حساب می شه. واسه آموزش و تشویق اعضای تیم خود و بقیه در سازمان تون وقت بذارین. هر چه بیشتر به رشد بقیه کمک کنین، واسه شرکت سودمندتر هستین، پس، فرصت کافی واسه باز کردن راه شغلی خود به طرف پیشرفت به دست میارید.

در آخر به این نکته توجه کنین؛ در صورتی که شما این مهارتای مدیریتی رو پیشرفت بدین، تأثیرگذاری بیشتری در پست مدیریتی خود دارین و فرصتای بیشتری در راه شغلی خود به دست میارید.

منبع : amazonaws


دسته‌ها: آموزشی